Kanzleiweite KI oder mandatsbezogener Dienst: so dokumentieren Sie die Einordnung

§43e BRAO zieht eine Linie, die für jedes KI-Tool zählt: Wird der Dienst für die Kanzlei insgesamt genutzt, oder dient er unmittelbar einem einzelnen Mandat? Dient er unmittelbar einem einzelnen Mandat, enthält die Vorschrift eine zusätzliche Anforderung, bei der die Einwilligung der Mandantschaft eine Rolle spielt.

Viele Kanzleien halten nie fest, auf welcher Seite dieser Linie ein Tool steht. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie die Einordnung so dokumentieren, dass Ihre rechtliche Prüfung sie entscheiden kann.

Kein Rechtsrat. Auf welche Seite ein konkreter Einsatz fällt und was daraus folgt, beurteilt Ihre rechtliche Prüfung. Diese Methode bereitet nur die Fakten auf. Für die gesamte Entscheidungskette lesen Sie zuerst Wie BRAO §43e auf KI-Tools in der Kanzlei wirkt.

Warum die Einordnung aufs Papier gehört

Dasselbe Tool kann auf beiden Seiten stehen. Ein Entwurfsassistent für die ganze Kanzlei wirkt wie Infrastruktur. Derselbe Assistent, eingerichtet für die Due Diligence einer Mandantin und mit deren Unterlagen befüllt, wirkt wie ein Dienst für ein Mandat. Der Unterschied liegt in der Nutzung, nicht im Produktnamen.

Steht die Einordnung nur im Kopf einer Person, lässt sie sich nicht prüfen und verschiebt sich, sobald sich die Nutzung ändert.

Schritt 1: Beschreiben Sie den Einsatz, nicht das Tool

Legen Sie je Einsatz einen Eintrag an. „Allgemeiner Rechercheassistent für alle Anwältinnen und Anwälte“ und „Dokumentenprüfung für eine Transaktion“ sind zwei Einträge, auch wenn die Software dieselbe ist.

Schritt 2: Halten Sie fest, wer es eingerichtet hat und für wen

• Wurde es für die Kanzlei allgemein beschafft oder eingerichtet, oder für eine bestimmte Mandantschaft oder ein bestimmtes Mandat?
• Wer hat Zugriff: alle, ein Dezernat oder nur das Mandatsteam?
• Wird die Mandantschaft in Einrichtung, Arbeitsbereich, Vertrag oder Rechnung genannt?

Schritt 3: Halten Sie fest, welche Daten es berührt

Notieren Sie, ob der Einsatz mit allgemeinem Material arbeitet (Vorlagen, öffentliche Quellen, internes Wissen) oder mit Unterlagen und Sachverhalten aus einem bestimmten Mandat. Erhält er Mandatsdaten, notieren Sie, ob der Mandatsbezug vorher entfernt wird. Die Methode beschreibt So entfernen Sie den Mandatsbezug aus Prompts.

Schritt 4: Halten Sie fest, wie das Tool angebunden ist

Ein an die Kanzleisoftware angebundenes Tool kann viele Mandate zugleich erreichen oder auf eines beschränkt sein. Notieren Sie den Umfang. Die Einrichtung behandelt Teil 1 dieser Reihe: So binden Sie KI per Schnittstelle an die Kanzleisoftware an.

Schritt 5: Halten Sie fest, wohin die Daten gehen

Fügen Sie die Karte der Anbieter, Orte und Logs bei oder verweisen Sie darauf, siehe So kartieren Sie, wo Prompts und Logs eines KI-Tools laufen.

Schritt 6: Lassen Sie das Feld für die Einordnung frei

Der Eintrag endet mit einem leeren Feld: „Einordnung (entschieden durch die rechtliche Prüfung)“, dazu Name, Datum und etwaige Bedingungen. Die Kanzlei beschreibt, die Prüfung ordnet ein.

Veranschaulichungen, keine Antworten

Allgemeine Veranschaulichungen, wie sich Sachverhalte unterscheiden. Je nach Einzelheiten kann jede anders eingeordnet werden, keine ist ein Ergebnis.

• Kanzleiweite Wissenssuche über eigene Vorlagen und internes Wissen, offen für alle, keine Mandantenunterlagen. Fakten, die eher auf allgemeine Nutzung deuten.
• Prüfungsarbeitsbereich für eine Transaktion, eingerichtet für eine Mandantin, befüllt mit deren Datenraum, Zugriff nur für das Deal-Team. Fakten, die eher auf einen Dienst für ein Mandat deuten.
• Kanzleiweiter Entwurfsassistent, genutzt für eine Akte: allgemein eingerichtet, aber eine Anwältin fügt Sachverhalt aus einem bestimmten Mandat ein. Fakten auf beiden Seiten; hier zählt die Dokumentation am meisten.

Vorlage (Gliederung)

1. Einsatz (ein Satz)
2. Tool und Vertragspartner (nur intern)
3. Eingerichtet für: Kanzlei / Dezernat / benanntes Mandat
4. Zugriff: wer
5. Daten: allgemeines Material / Mandatsdaten, anonymisiert oder nicht
6. Umfang der Anbindung an die Kanzleisoftware
7. Karte der Dienstleisterkette (Verweis)
8. Genutzte Einstellungen
9. Offene Fragen
10. Einordnung, entschieden durch die rechtliche Prüfung: Name, Datum, Bedingungen
11. Nächste Prüfung und Anlass (etwa eine geänderte Nutzung)

FAQ

Fällt ein kanzleiweites Tool automatisch nicht unter das Einwilligungserfordernis? Nicht automatisch. Die tatsächliche Nutzung kann das Bild ändern, deshalb erhält jeder Einsatz einen eigenen Eintrag. Das entscheidet Ihre rechtliche Prüfung. Kein Rechtsrat.

Wer füllt die Vorlage aus? Die für den Einsatz verantwortliche Person, meist gemeinsam mit der IT. Das Feld für die Einordnung bleibt der rechtlichen Prüfung vorbehalten.

Wann ist der Eintrag zu überprüfen? Immer wenn sich die Nutzung ändert: ein neues Mandat, neue Daten, mehr Zugriff, ein neuer Anbieter in der Kette.

So bauen wir das bei AETOP

Agenten auf Spectacle bauen wir nach demselben Prinzip: Ein Modell erhält nur die Objekte, die eine Aufgabe braucht, gerechnet wird im Code, das Modell übernimmt die Sprache, jede Anfrage wird protokolliert, und ein Mensch gibt frei, bevor sich etwas ändert. Der Umfang gehört zur Einrichtung und wird nicht erst hinterher entdeckt. Das Ziel ist Zeit zurück für die Menschen, die diese Koordination heute noch von Hand erledigen, ohne ihnen die Entscheidung abzunehmen. Aktionen mit Freigabe stehen auf unserer Roadmap und sind noch nicht buchbar; wir beschreiben sie nicht als live, bevor sie es sind. Wenn Sie Ihre eigene Einrichtung besprechen möchten: Spectacle ansehen.

Kein Rechtsrat. Dieser Beitrag beschreibt betriebliche Praxis und ersetzt keine rechtliche Prüfung.